Những phím tắt cực hữu ích khi sử dụng Excel

Với các phím tắt trong bài viết này, thao tác của bạn với bảng tính Excel sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian xử lý bảng dữ liệu và nhanh chóng hoàn thành khối lượng bảng tính trong Excel.

1. Excel 2007, Excel 2010 phím tắt điều hướng bảng tính

• Phím mũi tên: Di chuyển lên, xuống, trái hoặc phải trong trang tính.
• Page Down/Page Up: Di chuyển xuống cuối trang tính/lên đầu trang tính.
• Alt + Page Down / Alt + Page Up: Di chuyển màn hình sang phải/trái trong trang tính.
• Tab/Shift + Tab: Di chuyển ô sang phải/trái trong trang tính.
• Trang chủ: Di chuyển đến đầu hàng trong trang tính.
• Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của trang tính.
• Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng chứa nội dung trên trang tính.
• Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Tìm và Thay thế (mở phần Tìm kiếm – Find).
• Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở mục Replace – Thay thế).
• Shift + F4: Lặp lại tìm kiếm trước đó.
• Ctrl + G (hoặc F5 ): Hiển thị hộp thoại ‘Chuyển đến’.
• Ctrl + Mũi tên trái / Ctrl + Mũi tên phải: Bên trong một ô: Di chuyển đến ô bên trái hoặc bên phải của ô đó.
• Alt + mũi tên xuống: Hiển thị danh sách AutoComplete.

2. Làm việc với dữ liệu đã chọn

Phím Shift + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ hàng.

Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ cột.

Ctrl + Shift + * (dấu hoa thị): Chọn toàn bộ khu vực xung quanh các ô đang hoạt động.

Ctrl + A (hoặc Ctrl + Shift + Phím cách): Chọn toàn bộ trang tính (hoặc vùng chứa dữ liệu).

Ctrl + Shift + Page Up: Chọn trang tính hiện tại và trước đó trong cùng một tệp Excel.

Shift + phím mũi tên: Mở rộng lựa chọn từ một ô đã chọn.

Shift + Page Down/Shift + Page Up: Mở rộng vùng được chọn xuống cuối màn hình/lên đầu màn hình.

Shift + Home: Mở rộng vùng đã chọn đến ô đầu tiên của hàng.

Ctrl + Shift + Home: Mở rộng lựa chọn đến đầu tiên của trang tính.

Ctrl + Shift + End: Mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng được sử dụng trên trang tính (góc dưới bên phải).

• Quản lý trong tuyển chọn

F8: Cho phép mở rộng lựa chọn (bằng cách sử dụng các phím mũi tên bổ sung) mà không cần giữ phím Shift.

Shift + F8: Thêm một dải ô (liền kề hoặc không liền kề) vào vùng chọn. Sử dụng các phím mũi tên và Shift + phím mũi tên để thêm vào vùng chọn.

Enter / Shift + Enter : Di chuyển lựa chọn ô hiện tại lên/xuống trong khu vực hiện được chọn.

Tab/Shift+Tab: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại sang phải/trái trong vùng hiện được chọn.

Esc: Xóa vùng đã chọn.

• Chỉnh sửa bên trong ô

Shift + mũi tên trái / Shift + mũi tên phải: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự sang trái/phải.

Ctrl + Shift + mũi tên trái / Ctrl + Shift + mũi tên phải: Chọn hoặc bỏ chọn một từ ở bên trái/phải.

Shift + Home/Shift + End: Chọn từ con trỏ văn bản về đầu/đến cuối ô.

3. Phím tắt trong Excel 2007, Excel 2010 chèn, sửa dữ liệu

Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó (nhiều cấp độ) – Undo.

Ctrl + Y: Chuyển đến hành động tiếp theo (nhiều cấp độ) – Làm lại.

• Làm việc với Clipboard

Ctrl + C: Sao chép nội dung của ô được chọn.

Ctrl + X: Cắt nội dung của ô được chọn.

Ctrl + V: Dán nội dung từ clipboard vào ô đã chọn.

Ctrl + Alt + V: Nếu dữ liệu tồn tại trong khay nhớ tạm: Hiển thị hộp thoại Dán Đặc biệt.

• Phím tắt chỉnh sửa ô bên trong

F2: Sửa ô đã chọn bằng con trỏ chuột đặt ở cuối dòng.

Alt + Enter: Xuống một dòng mới trong cùng một ô.

Enter: Nhập xong 1 ô và chuyển xuống ô bên dưới.

Shift + Enter: Nhập xong 1 ô chuyển lên ô trên.

Tab/Shift + Tab: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển sang ô bên phải/hoặc bên trái.

Esc: Hủy chỉnh sửa trong một ô.

Backspace: Xóa ký tự bên trái con trỏ văn bản hoặc xóa các lựa chọn.

Delete: Xóa ký tự bên phải con trỏ văn bản hoặc xóa các lựa chọn.

Ctrl + Delete: Xóa văn bản đến cuối dòng.

Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại.

• Chỉnh sửa ô đang hoạt động hoặc ô chọn

Ctrl + D: Sao chép nội dung trong ô bên trên.

Ctrl + R: Sao chép ô sang trái.

Ctrl + “: Sao chép nội dung ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.

Ctrl + ‘: Sao chép công thức của ô bên trên và đang ở trạng thái chỉnh sửa.

Ctrl + –: Hiển thị menu xóa ô/hàng/cột.

Ctrl + Shift + +: Hiển thị menu chèn ô/hàng/cột.

Shift + F2: Chèn/Chỉnh sửa ô chú thích.

Shift + F10, sau đó M: Xóa nhận xét.

Alt + F1: Tạo và chèn biểu đồ có dữ liệu trong phạm vi hiện tại.

F11: Tạo và chèn biểu đồ có dữ liệu trong phạm vi hiện tại vào một trang biểu đồ riêng.

Ctrl + K: Chèn liên kết.

Enter (tại ô chứa liên kết): Kích hoạt liên kết.

• Ẩn và Hiện các phần tử

Ctrl + 9: Ẩn hàng đã chọn.

Ctrl + Shift + 9: Bỏ ẩn hàng ẩn trong vùng chọn chứa hàng đó.

Ctrl + 0 (không): Ẩn cột đã chọn.

Ctrl + Shift + 0 (không): Bỏ ẩn cột đã ẩn trong vùng chọn.

Lưu ý: Trong Excel 2010 không có hiệu ứng này, để hiện cột vừa ẩn bạn nhấn: Ctrl + Z.

Alt + Shift + Mũi tên phải: Nhóm các hàng hoặc cột.

Alt + Shift + mũi tên trái: Bỏ nhóm các hàng hoặc cột.

4. Các phím tắt Excel 2007, Excel 2010 liên quan đến định dạng dữ liệu

Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Định dạng.

Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng in đậm.

Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Áp dụng hoặc hủy định dạng chữ nghiêng.

Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Áp dụng hoặc hủy bỏ dấu gạch dưới.

Ctrl + 5: Áp dụng hoặc hủy định dạng gạch ngang.

Alt + ‘ (dấu nháy đơn): Hiển thị hộp thoại Kiểu.

Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân.

Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số Kiểu chung.

Ctrl + Shift + #: Áp dụng định dạng ngày tháng như: ngày, tháng, năm.

Ctrl + Shift + @ : Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút và chỉ định AM hoặc PM.

Ctrl + Shift + ^: Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân.

F4: Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng.

Alt + H, A, R: Căn ô sang phải.

Alt + H , A, C: Căn giữa ô.

Alt + H, A, I: Căn ô sang trái.

=: Bắt đầu một công thức.

Shift + F3: Hiển thị hộp thoại Chèn Chức năng.

Ctrl + A: Hiển thị kiểu gõ sau khi nhập tên công thức.

Ctrl + Shift + A: Chèn đối số vào công thức sau khi nhập tên công thức.

Shift + F3: Chèn hàm vào công thức.

Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức dưới dạng công thức mảng.

F9: Tính tất cả các bảng trong tất cả các trang tính.

Shift + F9: Tính toán bảng tính đang hoạt động.

Ctrl + Shift + U: Chuyển sang mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức.

Ctrl + ‘: Chuyển đổi Hiển thị công thức trong ô thay vì giá trị.

Ctrl + PageDown và Ctrl + PageUp: chuyển giữa các sheet.

Ctrl + phím mũi tên: di chuyển lên trên, dưới, cạnh trái, cạnh phải của trang tính. Phím tắt này sẽ giúp chúng ta không phải dùng chuột kéo thanh trượt để tìm ô dưới cùng của bảng, nhất là với những bảng tính dài. Khi bạn sử dụng phím Ctrl với bất kỳ phím mũi tên nào theo hướng muốn di chuyển, bạn sẽ nhanh chóng đến được vị trí cần tìm.

Ctrl + phím mũi tên + Shift: chọn vùng dữ liệu đến cuối bảng thay vì chỉ di chuyển ô được chọn xuống cuối bảng.

Nháy đúp chuột trái vào ô: sao chép công thức xuống cuối bảng. Thao tác bình thường copy xuống các hàng bên dưới mà khi xuất hiện dấu + thì giữ và rê chuột xuống cuối bảng. Tuy nhiên, nhanh hơn, bạn đưa chuột vào dấu cộng, nhấp đúp chuột trái và công thức sẽ được sao chép xuống.

Ctrl + Shift + 1 (!): định dạng ô ở dạng thập phân với 2 số sau dấu phẩy.

Ctrl + Shift + 4 ($): định dạng ô tiền tệ $.

Ctrl + Shift + 5 (%): định dạng ô là %.

F4: biến một ô thành giá trị tuyệt đối. Khi sao chép công thức từ các vị trí ô khác nhau như B1, C2,… sẽ tự động thay đổi khi sao chép xuống dòng dưới cùng trở thành B2, C3. Để công thức không bị nhảy như trên, bạn dùng phím $ trước và sau ký tự ô để khóa lại. Và khóa nhanh một ô có thể sử dụng F4.

&: kết hợp nội dung của hai ô. Sang cột thứ 3 gõ công thức =cell 1&” “&cell 2, trong đó phần ” ” tạo khoảng cách giữa nội dung 2 ô sau khi gộp. Sau đó copy công thức xuống cuối bảng sẽ xuất hiện cột có nội dung từ cột 1 và cột 2.

Alt +=: tính tổng nhanh một cột. Bôi đen vùng cần tính và thêm ô trống bên dưới rồi nhấn tổ hợp phím Alt +=, giá trị ô cuối cùng là tổng các ô trong vùng chọn.

Ctrl + Shift +; (dấu chấm phẩy): điền nhanh thời gian hiện tại vào một ô trong bảng tính.

Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): nhập ngày hiện tại vào ô.

Ctrl + ~ (cạnh số 1): xem tất cả các ô dưới dạng công thức.